What is ERP?
ERP
adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur
maupun jasa yang berperan mengotomasikan dan mengintegrasikan semua
proses bisnis yang berhubungan dengan perusahaan. Dengan kata lain, ERP
digunakan untuk mengelola seluruh aktifitas perusahaan termasuk
keuangan, produksi, HRD, marketing, supply chain, logistics, dll. SAP
adalah perusahaan yang memiliki pangsa pasar (marketshare) terbesar di
dunia untuk software ERP, termasuk yang digunakan pada PT Indofood.
Karakter
Sistem ERP sering disebut sebagai Back Office System yang
mengindikasikan bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan
dalam sistem ini. Berbeda dengan Front Office System yang langsung
berurusan dengan pelanggan seperti sistem untuk e-Commerce , Customer
Relationship Management (CRM), e-Government dan lain-lain.
Konsep
ERP dapat dijalankan dengan baik,jika didukung aplikasi dan
infrastruktur komputer baik Hardware / software sehingga pengolahan
dapat dilakukan dengan mudah .
ERP
berkembang dari Manufacturing Resource Planning (MRP II) dimana MRP II
sendiri adalah hasil evolusi dari Material Requirement Planning (MRP)
yang berkembang sebelumnya. Sistem ERP secara modular biasanya menangani
proses manufaktur, logistik, distribusi, persediaan (inventory),
pengapalan, invoice dan akuntasi perusahaan. Ini berarti bahwa sistem
ini nanti akan membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan,
pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas dan
sumber daya manusia.
ERP Implementation in PT Indofood
PT
Indofood adalah perusahan pemroduksi mie instan terbesar di dunia,
dengan 14 pabrik termsuk di Indonesia sendiri. Perusahaan yang juga
beroperasi di Cina dan Nigeria ini menjual lebih dari 8 miliar paket mie
instan tiap tahunnya. Disamping mie instan, PT Indofood juga
mengembangkan variasi produk ke ranah snack, kecap, bumbu penyedap,
makanan bayi, maupun soft drink.
Cakupan bisnis perusahaan Indofood dan peningkatan pasar ke depannya menyebabkan Enterprise Resource Planning
(ERP) merupakan faktor penting dalam kesuksesan perusahaan. Sebagai
contoh kecil, tiap divisi harus menyesuaikan production plans mereka
sehingga ketersediaan segala jenis bumbu untuk kebutuhan segala varian
mie instan dapat terpenuhi. Sedangkan pada waktu yang sama, kondisi
inventory di gudang harus tetap dijaga seminimal mungkin. Untuk itu
sangat diperlukan aplikasi ERP untuk mengatur kondisi-kondisi tersebut
secara terintegrasi hingga ditunjuklah SAP Service sebagai implementor
ERP.
- Kita akan mebatasi topik dengan memfokuskan pembahasan pada seputaran implementasi SAP R/3 pada PT Indofood saja.
What is The
Hardware Platform for SAP R/3 ?
Indofood
membuat tiga buah kriteria pemilihan platform yang meliputi aspek
reliability, scalability, dan kemudahan management. Dari kriteria
tersebut terpilihlah IBM i Series
sebagai platform hardware yang digunakan dengan
operating
system IBM oS/400 dan database dB2 karena memenuhi ketiga kriteria
persyaratan sehingga diyakini dapat membantu PT Indofood mengoptimalkan
solusi ERPnya.
ERP Implementation Area, Usage, and Its Functions
Dengan mengadopsi SAP R/3 versi 4.6C, berikut adalah cakupan implementasi ERP yang dilakukan pada PT Indofood
- Financial
- Financial Accounting (FI) : menyediakan pengukuran secara kontinu terhadap profitabilitas dan kinerja keuangan perusahaan berdasarkan transaksi internal maupun eksternal.
- Controlling (CO) : mendukung empat kegiatan operasional, yang meliputi pengendalian capital investment, pengendalian aktivitas keuangan perusahaan serta memonitor dan merencanakan pemabayaran, pengendalian pendanaan, dan juga pengendalian biaya dan profit berdasarkan semua aktivitas perusahaan.
- Investment Management (IM) : menyediakan analisis kebijakan investasi jangka panjang dan fixed assets dari perusahaan untuk membantu proses pengambilan keputusan.
- Treasury (TR) : mengintegrasikan atara cash management dan cash forecasting dari aktivitas, logistik, dan transaksi keuangan.
- Enterprise Controlling (EC) : memberikan akses bagi Enterprise Controller kepada Information Warehouse mengenai hal-hal eperti kondisi keuangan perusahaan, hasil dari perencanaan dan pengendalian perusahaan, investasi, maintenance dari aset perusahaan, akuisisi dan pengembangan SDM perusahaan, kondisi pasar yang berkaitan dengan pengambilan keputusan (market size, market share, dan competitor performance), serta faktor-faktor struktural dari proses bisnis (struktur biaya, financial accounting, dan profitability analysis)
- Logistics
- Logistics Execution (LE): pengaturan logistik dari purchasing hingga distribusi. Dari purchase requisition, good receipt, hingga delivery dengan informasi yang terintegrasi dengan modul-modul lainnya.
- Sales and Distribution (SD) : membuat struktur data yang mampu merekam, menganalisis, dan mengontrol aktivitas untuk memberikan kepuasan kepada pelanggan dan menghasilkan profit yang baik dalam periode akuntansi berikutnya.
- Materials Management (MM) : membntu manajemen dalam aktivitas sehari-hari dalam aspek konsumsi material, energi, dan servis terkait.
- Plant Maintenance (PM) : mendukung dan mengontrol pemeliharaan peralatan dan bangunan secara efekti, mengatur data perawatan, dan mengintergrasikan data komponen peralatan dengan aktivitas operasional yang sedang berjalan.
- Production Planning and Inverntory Comtrol (PP) : merencanakan dan mengendalikan jalannya material sampai dengan proses delivery produk.
- Quality Management (QM) : menyediakan master data berdasarkan rekomendasi dari ISO-9000 series.
- Project System (PS) : mendukung perencanaan pendahuluan terhadap waktu dan value, perencanaan detail menggunakan cost element/unit costing, menetapkan waktu kritis, pendeskripsian aktivitas dan penjadwalan, koordinasi dari resourced melalui otomatisasi permintaan material, manajemen inventory, network planning (SDM, kapasitas, material, operating resources, dam servis), monitoring material, kapasitas dan dana selama proyek berjalan, evaluasi akhir proyek dengan analisis hasil dan perbaikan.
- Customer Service (CS)
- Human Resources: Secara umum membantu dalam memudahkan melaksanakan manajemen yang efektif terhadap salary, benefit, dan biaya yang berkaitan dengan SDM perusahaan, melindungi data personalia dar pihak luar, serta membangun sistem rekruitmen dan pembanguna SDM yang efisien melalui manajemen karir. Meliputi:
- Personnel Management (PA)
- Personnel Time Management (PT)
- Payroll (PY)
- Training and Event Management (PE)
- Organizational Management (OM)
- Travel Management (TM)
ERP Implementation Significancy in PT Indofood
PT Indofood merasakan perubahan positif yang dramatis sebagai mana kutipan berikut:
"We dramatically improved the runtime of our critical business processes from 1,093 seconds to 555 seconds. . . . This resulted in a 51% improvement in transaction execution times, which we appreciated a lot."
(Edy Wu, IT Manager, ERP Applications, PT Indofood Sukses Makmur Tbk)
Beberapa perubahan berupa manfaat yang signifikan di luar features dan fungsi yang dijabarkan di atas adalah:
- Meningkat drastisnya ketepatan antara supply dengan demand konsumen pada tiap area distribusi
- Distribusi informasi yang terintegrasi sehingga mempercepat alur informasi sekaligus memberikan data akurat yang dibutuhkan untuk tiap jenjang pengambilan keputusan di tiap lini divisi.
- Meningkatkan efisiensi biaya
- Mengurangi biaya administrasi melalui efektifitas metode manajemen pengarsipan dan distribusi data terpadu
Conclusion
- Enterprise Resource Planning System adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan.
Reference:
- http://community.gunadarma.ac.id/blog/view/id_956/title_erp-enterprise-resource-planning/
- http://lulu.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/12220/ENTERPRISE+RESOURCE+PLANNING+(ERP).pd
- http://lulu.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/12220/ENTERPRISE+RESOURCE+PLANNING+(ERP).pd
- http://www.sap.com/india/index.epx#/india/asset/index.epx?id=6f46d965-cb11-4320-aac1-c76ca7e8efbc&name=PT-Indofood-Sukses-Makmur
